PPT演示规范与设计技巧

ppt，全称microsoft office powerpoint，是微软公司的演示文稿软件。用户可以在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片。尽管目前出现了以prezi为代表的动态演示软件，但ppt仍然是商务活动、工作汇报、企业宣传、产品推介、项目竞标、管理咨询、教育培训等领域使用最广泛的软件。

ppt是一个我们既熟悉又陌生的工具。说它熟悉，是因为在很多场合我们都会见到它，大型活动如世界互联网大会、苹果新品发布会、咨询公司产品推介会等都需要ppt作为交流的媒介，而我们自己往往也会在个人演讲、业务培训等时候借助ppt来传达自己的观点。说它陌生，是因为我们绝大多数人对ppt演示的使用仍然停留在下载一个好看的模板，填入自己的内容的阶段，忽略了ppt演示的规范与技巧。

一、 优秀ppt演示的共性

优秀的ppt演示，如苹果、google、小米等公司的发布会ppt，给人以大气、简洁的印象。再配合优秀的演示者，就能在有限的时间内给观众形成强烈的心理暗示，从而达到演示最本质的目的：信息的有效传达。通过对优秀ppt演示的学习，我们能够发现一些共通的规范与技巧。

要完成一场好的演示，有三个角色至关重要：编剧、设计师、演示者。

(一) 编剧

一部优秀的电影必然有一个好的剧本。同理，一场好的演示也需要一位好的编剧。编剧在ppt演示中扮演了极其重要的角色，可以说是一场演示的大脑，他需要负责演示的逻辑、内容、衔接，如何推进，演示的起承转合等等。如果这个步骤出现较大的问题，那么后续的设计师和演示者的努力会大打折扣。因此，我们在开始做ppt之前，不妨先整理一下思路，通过思维导图等形式有条理的确定要演示的内容，梳理出整体框架之后，再进一步丰富细节。

如果是有主题的ppt演示，那么编剧还需要做到一点：简短。让自己的核心观点尽量简短。举个例子，2015年2月，柴静的雾霾深度调查《穹顶之下》在社会上引起了巨大反响，两年多过去了，我可能已经记不清她那场演示的具体内容，但我仍然可以清晰的记得她的观点：同呼吸共命运。简短的6个字，言简意赅，不仅让我们意识到这是与所有人休戚相关的问题，更让我们发自内心的想要为控制雾霾做点什么。

(二) 设计师

在编剧完成工作后，设计师将编剧的想法通过视觉进行呈现与表达，通俗讲就是做ppt。

ppt设计的重要性不言而喻，整场演示中，ppt占据了最大的面积和最醒目的位置，ppt的好坏决定了观众对此次演示的直观印象，一份美观、逻辑清晰的ppt无疑能为演示加分不少。

同样是介绍食物，有些ppt显得杂乱无章，颜色过多。有些ppt，从比例、结构、配色、字体等各方面来说，都非常符合规范，也更加容易让观众获得良好的观看体验。

用自己能掌握的恰当方式，清晰、高效而又不失美观地传达出需要传达的信息，这就是设计师。

(三) 演示者

演示者，承接了编剧与设计师之前的工作成果，将ppt向观众进行最终呈现，是ppt演示最后的一个关键。演示者要能够与观众进行良好的互动，通过自身的语言、肢体、表情等向观众传达信息。

在ppt演示的最后环节，与观众面对面的是ppt与演示者，ppt是静态的信息流，演讲者是动态的信息流，两者一静一动，只有双方相互映衬、相得益彰，才能为观众呈现最好的演示。

从一名合格的演示者到一名优秀的演示者，要依次经历三个层次：

１.第一层次，仪表着装

演示者的外形是最基本的要求，也是最容易提升的部分。作为一名演示者，良好的仪表着装不仅是跟观众沟通的基础，更是最起码的尊重。

２.第二层次，沟通表达

将你内心所思所感，通过合适的语言、动作、表情等表达出来，与观众产生交流，是演示者需要具备的基本功。演示者要口齿清晰、语言流畅，表达的内容应当逻辑清晰、易于理解，肢体语言要友好，避免多余的小动作、晃动等。还需要注意，演示者是要与观众产生交流的，台上的演讲不是背稿子，眼神要有互动。

沟通表达能力好的演示者，能够在不知不觉中抓住你的关注，有的让你感觉娓娓道来，有的让你感觉大受启发。

３.第三层次，感染力

能够做到第一层次和第二层次的，已经是一名合格的演示者。而成为一名优秀的演示者，还需要一个特质：感染力。

感染力多数时候是一种与生俱来的特质，有的人也可以通过后天的刻意锻炼而获得。

1963年，马丁•路德•金在华盛顿林肯纪念堂前发表的演讲《我有一个梦想》（i have a dream），激励和影响力多少美国人，对白人和黑人拥有更加和睦关系产生了深远的影响。而这场演讲也被奉为演讲经典，成为范例被人们学习。

那些有着强大感染力的演示者，往往能够通过演讲唤起听众的同理心，演示者逐步从与观众产生交流升华为产生共鸣，从而让观众接受、传播自己的观点。

二、 ppt设计基本原则

学习工作中我们往往要使用ppt进行演示，而绝大多数人都不是设计专业出身，想要做出高端的、极具设计感的ppt未免强人所难。但是，掌握一些ppt设计基本的原则，能够让我们做出来的ppt更加美观、规范，提升观众的观感。

(一) 结构

ppt的排版结构大致有以下几类：

左右结构常用于目录页、过渡页。目录页通常在宽侧罗列目录及内容概要，在窄侧填写标题或‘目录’二字。

上下结构常用于封面页、过渡页，上中下结构常用于内容页。对称型的左右结构与上下结构常用来表示并列关系、冲突关系、对比关系等结构。

左中右结构常用于内容页，适用于观点罗列、数据呈现等形式的内容。适用的结构关系可以有并列关系、扩散关系、关联关系、联动关系等。

对角线结构属于比较生动的一种，适用于表达一些比较活泼的内容，也适用于表达对比性较强的内容。

(二) 配色

配色也即是色彩搭配，这是一个不同色相之间相互呼应相互调和的过程，色彩之间的关系取决于在色相环上的位置，色相和色相之间距离的角度越近，则对比越弱，离得越远则对比越强烈。

所有的颜色都可以根据这六个基础颜色来搭配。但对于新手来说，使用色相环来配色可操作性太低，而且往往配不好颜色。要么颜色太多，要么毫无颜色。

这里只介绍一种比较简单的配色方法。通常一份出彩的ppt至少需要2-4种颜色，大致可以分为三类：

主色：用于文字，建议使用深灰色，不建议直接使用黑色。黑色视觉冲击力太大，而深灰色相对柔和。

底色：用于背景，建议使用白色。如果ppt太单调，一定不是白色背景的问题。

跳色：用于强调，这是我们唯一需要选择的颜色，通常从公司的logo上取。或根据主题选颜色，党政、婚庆类的用红色，生命、健康类的用绿色，医疗、科技类的用蓝色。

主色和跳色要协调，通常主色用于承载信息，跳色用于传递情绪。所以如果想展示信息就让主色多，想传递情绪就让跳色多，但跳色的使用必须把握好尺度，跳色使用过度反而容易造成重点不突出。

(三) 字体

字体使用规范，不要使用宋体。

对于新手来说，一份ppt使用2种字体就足够了，一种较粗，一种较细。字体推荐使用：

中文：微软雅黑、微软雅黑light

英文：arial

ppt中的标题我们使用微软雅黑加粗，正文使用微软雅黑即可。

使用微软雅黑的一大优势是其兼容性好，适用范围广。作为windows的御用字体，微软雅黑从win7开始就被预装在系统中，而且office2007开始也预置了这款字体。这意味着，当我们换电脑播放幻灯片时，能够避免字体丢失等尴尬的情况发生。

以上介绍了ppt的演示与设计，尽管本文讲到了很多ppt的设计技巧，但有一点需要强调：演示中，人永远是主角，而ppt是辅助。ppt做的太差，无法呼应演示者，而ppt做得太炫，容易干扰观众，这些都背离了ppt作为演示辅助工具的初衷。因此，每一位需要使用ppt的演示者，都应处理好演示与ppt之间的关系，真正让ppt服务于自己演示。