在集团基层文秘工作者座谈会上的讲话

各位同志：

今天，我们在这里召开集团2021年度办公室主任专题会暨基层文秘工作者座谈会，主要是为了传达学习集团第X届X次职代会精神，进一步明确行政办公室年度工作任务，不断强化基层文秘工作者业务能力。刚才，XX同志讲解了本年度两级办公室核心工作要点，下面，我主要就如何做好基层文秘工作，和大家进行几点交流，希望能对同志们的工作有所帮助。

一、要经常问自己，“你的职责是什么？”“成果是什么？”“成果为谁所用？”

（一）基层文秘工作者要争做办公室的中流砥柱

文秘工作者是我们每个基层单位的“笔杆子”“参谋长”，这就决定了我们的基本职责是要在基层办公系统中，坚决做好办文办会工作。这就要求我们要明确职责有哪些，我大概总结了下，我们最大的职责有两大点，分别是：

一是对下要发挥领导管理延伸作用。文秘工作应紧紧围绕公司领导或项目建设展开,企业领导工作涉及的范围,也就是文秘工作者需要延伸的范围。例如，企业领导需要召开会议,文秘工作者就要提前整理好会议的各项事务，并从有效性角度出发，尽可能帮助参会者提前熟悉讨论问题，明确会议方向，这样就能从源头上提高会议效率质量。

二是对上要辅助领导做出决策。文秘人员应尽可能收集基层单位的运营信息,重点是要发现存在问题,通过深入分析后，形成文字信息等材料，为领导提供科学有效的拟办意见以供参考。

（二）基层文秘工作者要牢固树立成果思维

实际上，我们各个职务、职业都有自己独有的贡献，我们要强化自己的价值、提升自己的贡献度，首要的任务就是要树立好成果思维，遇事首先要问一问自己，“做好这件工作，我的成果应该是什么”。对此，我认为，我们基层文秘工作者的成果应该是：

成果一：为基层单位领导层提供辅助性的服务，比如，协助领导起草讲话，这里的关键点是资料的收集、逻辑的加工及问题的提出，讲话材料的起草工作，实际上就是我们体现“以文辅政”的重要平台，希望大家能静下心来，扎扎实实练就一身文字功夫，最大限度发挥应有作用。

成果二：通过文字材料，向单位同志传递工作理念、措施。这里讲的文字材料，主要是包括工作报告、公文等，实际上，对于我们来讲，这些文字资料不是我们“秀文采”“堆砌字数”的工具，而应该成为企业传递工作理念、举措和文化的窗口，我们要深挖文字中所蕴含的价值，力争通过文字，准确传递信息，让更多的员工知道我们的任务是什么、应该如何有效的工作。

成果三：组织单位重要会议，形成会议记录、会议纪要，并准确分送给相关人员。在这里，我想重要强调的是，会议纪要的及时准确传递，我们有的员工往往能够及时准确起草出会议纪要，但是却忽略了对纪要的分送和督办，这恰恰是最关键的一环，因为所有的会议决定，只有准确的分送给责任单位、办理人员，才能对大限度发挥效用。这也是我们体现价值的关键所在。

（三）基层文秘工作者要清楚自己的工作成果为谁所用

实际上，我们的成果应用者，主要是三类人群，一是为基层单位领导层所用，我们应尽可能地为领导层提供更多有价值的信息，让他们能够做出准确的决策。二是为基层单位同志所用，主要是让同志们能够尽可能的了解企业最新的动态，打通信息不对称瓶颈，这样也有助于遏制谣言、集中力量干事业。三是为客户所用，这一点主要是强调宣传的功能，讲好企业故事，也是为企业扩市场、创品牌打好基础。

二、要经常问自己，为了使同事更好的履职，自己应该具备或者学习哪方面的技能或者培训？

在这，我从文秘岗位职责出发，结合自己的经验，给大家总结了两大类技能，供大家参考。

技能一：要具备常用文书的处理及行政事务文书写作。（1）文书处理包括熟悉处理文书的程序，做好收发文书的处理工作；
掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书。（2）文书写作要求掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。

技能二：要通过培训、学习不断提升文秘有效服务意识。基层文秘工作最重要的使命就是服务,因此在工作过程中要始终坚持高效率和全过程的原则,提高企业文秘工作的成果。全过程主要是要求文秘工作人员要将企业领导的意图和决策全面、准确和详细地传达给员工,并将员工的实施情况仔细、真实地向领导汇报,让领导能够全方位地掌握和了解员工的实施状况，为今后企业各项决策奠定良好的基础。高效率主要是文秘工作者工作的过程中,除了要确保工作的质量还需要保证工作开展的效率,确保信息传递的有效性。

三、要经常问自己，为了使自己更好的履职，需要组织或者你的上级提供哪些资源、信息、工具，赋予你哪些职权？

目前，对于下属工作，我们传统的工作思维仅仅是“如何安排”“如何控制”，这实际上是狭隘了管理者职能，我们要做的应该是更多的赋能，这里的赋能绝不是单纯的搞培训，而是结合工作实际，想尽办法让员工更多的掌握工作资源。我想，有两大类资源是我们文秘工作者的“必备能量”。

资源一：履职基本的技能，可通过培训或自我学习获得，主要包括5个方面，1.政治理论方面，经常的关注或了解一些时政相关信息，具有一定的思想水平和理论水平，是干好秘书工作的基础。2.逻辑思维方面，要掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。3.政策法规方面，熟悉与企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与企业有关的基本法规、特定法规，以便在组织文稿或协助领导时提出合理化建议。4.专业技术业务功底，文秘对本企业的技术业务应当是个行家，决不能写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话。当然，不是要求非得精通技术业务不可，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉。5.公文写作功底，主要是一般的公文写作理论知识。

资源二：上级应尽可能的与文秘人员多沟通，为其起草出相关大型材料充实弹药、打好基础。

我就讲这么多，谢谢大家。